एक अच्‍छा Email कैसे लिखे ?

अगर आप office में काम करते है तो आपको रोज कई सारे Emails आते रहते होगे। लेकिन अगर आपने नयी नयी Email Id बनायी है और बस कभ्‍ाी कभी Email की जरूरत पड़ती है तो शायद आपकेा सही तरीकें से Email लिखना नही आता होगा। ये भी हो सकता है की आप किसी company में नौकरी के लिये आवेदन दे रहे है और आपको अपने resume Email के द्वारा भेजना है।

एक बेकार लिखा Email अापके कामयाबी में रूकावट बन सकता है। इंटरनेट पर हिन्‍दी में बहुत से लोग ये भी बता रहें है कि id कैसे बनाते है लेकिन उसे आगे की जरूरत की बात कोई नही बता रहा ”कि Email कैसे लिखते है?”

इस लेख में हम एक बढि़या सा email लिखने के बारें में चर्चा करेगे ।

Subject(विषय)

Email का सबसे जरूरी हिस्‍सा होता है उसका Subject(विषय) जब कोई अपना Inbox देख रहा होता है तो उसके सामने अनेको Email के subjects लिखें होते है। अगर subject ही गलत होगा तो कोई Email भी नही खोलकर देखेगा।

Subject ही बताता है कि Email फालतू है या काम का है। अगर आप अपने दोस्‍त का Email कर रहे है तो बात दूसरी है। लेकिन आप किसी company को email कर रहे है जिनको की दिन में हजारो Emails आते है, तो आपकेा subject एक दम सही होना चाहिये।

मैं आपको कुछ जरूरी बातें बताता हूँ कि email कैसे लिखे:

• Subject को छोटा रखें: Computer पर अगर कोई email check कर रहा है तो उसको लगभग 50-60 alphabets(अक्षरों) से बड़ी subject line नही दिख सकती और mobile पर 20-30 अक्षरों से ऊपर नही दिख सकती। तो subject को छोटा ही रखना चाहिये, फालतू के अक्षर जैसे कि “Hello” “Hi” मत भरें।
  सीधा subject रखें जैसे कि “Sales Manager Job Application“
• सबसे जरूरी अक्षर सबसे पहले: क्‍योकि बहुत सारे लोग आज कल email mobile पर पढ़ते है। तो अगर सबसे पहले होगे तो जो email का subject है वो पूरी तरह से कटेगा नही।
  उदाहरण: “Sales Manager with 4 Years of Word Experience“.
• सीधी बातें लिखे: जब हजारों Email होगे तो आप कोई सी नवाब तो है नही कि पढ़ने वाला आपके Email पर ज्‍यादा समय लगायेगा, वो तो बस देखेगा समझ आया तो ठीक नही तो delete कर देगा। “Resume for Job” का पढ़कर कुछ नही पता चलता की किसका resume है और कौन सी नौकरी के लिये है। तो आप ये लिख सकते है “Vipin Sharma’s resume for Sales Manager” अब subject पढ़ते ही समझ में आता है कि Email के अन्‍दर क्‍या होगा।

इन थोड़ी बातों का ध्‍यान रखकर आपको Email कम से कम पढ़ने के लियें खोल तो लेगा ही।

आगे पढ़े :

1. Gmail पर E-mail ID/Account कैसे बनाते है ?
2. E-mail में File कैसे Attach करते है ?
3. E-mail कैसे भेजते है (file) के साथ, gmail के द्वारा 

Message(सदेंश)

अब आत है message, हमनें बढि़या सा subject लिख कर अपने Email को खुलवा तो लिया लेकिन अदर भी कुछ काम का लिख होना चाहिये। अगर आप काम की बात लिखना चाहते है तो एक Bussiness professional की तरह Email लिखा होना जरूरी है।

सबसे पहले नमस्‍ते ।

जब आप किसी काे मिलते है तो सबसे पहले “Hello” या “Hi” बोलते हो ना। यहॉं भी सबसे पहले यही करना है।

अगर आप किसी ऐसे व्‍यक्ति को Email भेज रहे है जिसकाें अाप जानते नही तो आप email की शुरूआत ऐसे कर सकते है।

• Hello Mr Harjeet
• Dear Mr Ratan
• Dear Sir/Madam (अगर आप जानते नही कि Email किसको जायेगा)

अगर आप उस व्‍यक्ति को थोड़ा बहुत जानते हो तो आप ये लिख सकते है।

• Hello Jony
• Dear Anjali

और अगर आप उस व्‍यक्ति को अच्‍छी तरह से जानते हो तो और वो आपसे छोटा है तो आप उन्‍हें “Hi Rahul” लिखकर Email की शुरूआत कर सकतेे है।

अब अपनी बात कहें।

बिल्‍कुल सीधी बात करनी है, असल में किसी पर इतना समय नही है कि आपक लम्‍बा – चौड़ा घुमा फिरा के लिखा हुआ Email पढ़ेगा, कम शब्‍दों में एकदम काम की सीधी बाते करने की कोशिश किजिये।

अगर फिर भ्‍ाी आपको Email में कुछ लम्‍बी चीजे लिखनी है । जैसे की किसी को सवालों की list भेजनी है, या कुछ सुझाव देना है तो अाप अपने Email को points में तोड़ सकते है, इससे आपको Email आसानी से पढ़ने के लायक बन जायेगा।

और हॉं एक email में एक ही Subject  के बारे में बात करना, कई सारी चीजों के बारें में लिखना से Email की value खतम हो जायेगी, और आपका जरूरी काम भी नही हो पायेगा।

Email खतम करे।

अब आपने अपनी बात कह दी है, जैसे हम पत्र लिखते है उसी तरह email में भी आखिर में हमें अपना नाम लिखना होता है।

अगर आप कोई औपचारिक (formal) Email कर रहे है तो आप नीचे अपने नाम से पहले ये लिख सकते है।

• Your Sincerely, (अगर आपके ऊपर Sir/Madam लिखा है तो)
  Sahil Kapoor
• Best regards,
  Rakesh Singh
• Kind regard,
  Kamal Sharma
• Regards,
  Arpit Jain

और अगर आप अपने किसी दोस्‍त या रिश्‍तेदार को Email कर रहे हो तो आप नीचे “Take care”, “Have a nice day” या “Best of luck” लिख सकते है।

चलो फिर देखते है कि एक अच्‍छा Email कैसे होता है:

Subject: Sahil Kapoor’s Resume For Sales Manager Opening

Dear Sir/Madam,

       I am posting this resume for the position of Sales Manager, which was recently published in the newspaper. I believe that I am well qualified for this job position, and I am very enthusiastic regarding this opportunity. Please find my resume in the attachments. Kindly contact me on +91 9876543210 if you experience any problem in opening the attachments.

Thank you,

Yours sincerely,

Sahil Kapoor

मुझे लगता है कि इतने कुछ करने के बाद आप एक अच्‍छा Email लिखना सीख गये होगे। बाकी अापकी practice है।

दे‍खिये मेरा इस website से लक्ष्‍य है कि मैं आपको काम की बात बताऊ, फालतू समय व्‍यर्थ करने वाली चीजे नही ।

अगर ये लेख आपको काम का लगा है तो अपने अनुभव के बारें में नीचें दिये गये गये बाक्‍स में जरूर बतायें ।

अगर आपका कोई सवाल या सुझाव है तो आप पूछ या बता सकते है।

धन्‍यवाद:)

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